El análisis de datos ahora puede transformar la información recopilada en información única sobre los productos, las relaciones y el balance de una empresa.
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) se crearon para observar y evaluar las operaciones diarias en escalas de tiempo más largas. Los cuales ofrecen información sobre la salud de la empresa mediante el seguimiento de métricas de rendimiento cuantificables a lo largo del tiempo en referencia a ciertos objetivos.
Cuando los KPI se implementan correctamente, exponen las ineficiencias y rastrean el progreso hacia ciertos objetivos.
Los KPI son herramientas invaluables para impulsar el valor más allá el simple ahorro de costos.
¿Qué son los KPI de adquisiciones?
Son herramientas de medición del desempeño que se utilizan para realizar un seguimiento de la gestión de adquisiciones. El departamento de adquisiciones los utiliza para medir e informar la cantidad, la calidad, el costo, el tiempo, el abastecimiento y la competitividad de su operación. Estos ayudan a realizar un seguimiento de los objetivos y eficacia estratégica especialmente en tiempos de estrés económico donde la incertidumbre es alta.
Estos indicadores también revelan secciones de bajo rendimiento de un negocio, su competitividad en relación con el mercado más grande y su crecimiento o declive.
Los KPI de adquisiciones se clasifican en 4 áreas clave:
- Calidad
Estos KPI rastrean la calidad individual de los proveedores, los contratos legales y la precisión de los archivos. Los 3 principales KPI de calidad utilizados en compras:
1.1 Tasa de cumplimiento
Mide el cumplimiento de políticas y contratos entre una empresa y un proveedor, mide que tan buena es la empresa para redactar, defender y cumplir con las obligaciones legales. Una empresa debe detallar los límites exactos del contrato y las ramificaciones de un incumplimiento de dicho contrato; de lo contrario, la tasa de cumplimiento cae y puede conducir a los llamados gastos indirectos e inconformistas, los cuales afectan negativamente las ganancias.
1.2 Tasa de defectos del proveedor
Se define como el número de productos deficientes dividido por el número total de unidades probadas. Realiza un seguimiento de la calidad del proveedor unidad por unidad. Este parámetro puede investigarse más a fondo midiendo tipos específicos de defectos, que pueden revelar problemas con el proveedor y su honestidad sobre sus esfuerzos de abastecimiento.
1.3 Precisión de órdenes de compra y facturas
La precisión de la orden de compra (PO) y la factura mide la precisión del proveedor en lo que respecta a los pedidos, las facturas y los plazos de entrega. Alertará a una empresa sobre aquellos socios que se retrasan, no respetan sus contratos de pedidos o facturan incorrectamente.
2. Inventario
Los KPI de adquisición de inventario miden el movimiento y los costos de los niveles actuales de inventario de una empresa y se encuentran como las tres métricas principales a continuación.
2.1 Antigüedad del inventario
Identifica los productos de movimiento más lento en una empresa, así como los costos acumulados de almacenamiento de ese inventario antes de la compra.
La antigüedad del inventario se define como el costo promedio del inventario/costo de los bienes vendidos (COGS) X el período de tiempo específico (en la mayoría de los casos, 365 para informes anuales).
2.2 Tasa de rotación de inventario
Es la relación entre el inventario vendido y el inventario anual promedio; también se puede calcular dividiendo el COGS por el valor promedio del inventario. Una alta tasa de rotación de inventario representa una sólida estrategia de planificación de inventario, ventas sólidas o inventario insuficiente, mientras que una tasa de rotación de inventario baja puede indicar un exceso de inventario o un bajo número de ventas.
2.3 Costo de mantenimiento de inventario
mide el costo total de mantener el inventario no vendido durante un período de tiempo. Estos costos no solo incluyen los tangibles, como los costos de almacenamiento, el mantenimiento de productos y activos, los salarios de los trabajadores y los seguros, sino también los intangibles, como la depreciación, los costos de oportunidad y la obsolescencia o el deterioro.
El costo de mantenimiento de inventario se determina dividiendo el valor total de los niveles de inventario actuales por cuatro.
3. Entrega
El seguimiento de los KPI de adquisición de entrega, como la flexibilidad del proveedor, los plazos de entrega y de ciclo, y la disponibilidad, revela los riesgos de la cadena de suministro y cuantifica el nivel de resiliencia que un proveedor puede ofrecer. Los cuatro principales KPI de entrega se encuentran a continuación.
3.1.Tasa de Compras de Emergencia
Es la relación entre las compras de emergencia y el número total de compras durante un período de tiempo determinado. Si la tasa de compras de emergencia es baja, indica oportunidades para mejorar aún más la gestión de la cadena de suministro, reducir costos y reforzar la estrategia de adquisiciones.
3.2. Plazo de ejecución del proveedor
El tiempo de entrega del proveedor representa el tiempo que tarda un proveedor en cumplir con su pedido y entregar productos a una empresa.
3.3. Tiempo de ciclo de orden de compra
Es un indicador de la solidez del equipo de adquisiciones, donde se define como el tiempo entre la recepción de la solicitud de compra y el momento de la entrega de la orden de compra a los proveedores. Muestra la eficiencia del proceso de adquisición en el manejo de RFQ, comparaciones de cotizaciones, aprobaciones y otras tareas intermedias hasta la confirmación del pedido.
3.4. Disponibilidad del proveedor
La disponibilidad del proveedor rastrea cómo un proveedor podría responder a escenarios de demanda de emergencia y qué tan preparados están para circunstancias imprevistas.
Las empresas con muchos proveedores pueden utilizar la disponibilidad del proveedor para trasladar estas compras de bajo volumen a proveedores directos o de gran volumen y negociar mejores precios a cambio de gastos adicionales.
4. Ahorro de costos
Miden los costos operativos de sus esfuerzos, su retorno real de la inversión y el nivel de competencia para hacer negocios.
4.1. Costo por factura y costo por orden de compra
Generalmente se definen como los costos internos asociados con el procesamiento de facturas y órdenes de compra para la empresa.
El costo por factura y el costo por orden de compra son importantes para mostrar dónde la automatización puede ahorrar en estos costos internos o dónde estos procesos tienen un rendimiento inferior al del negocio en general.
4.2. Gasto bajo administración (SUM)
Rastrea la cantidad total de gastos que el equipo de adquisiciones administra de manera efectiva. Generalmente es la proporción (como porcentaje) del gasto que la cadena de suministro obtiene o gestiona de forma activa con respecto al gasto total de la empresa.
4.3. Reducción de costos y evitación de costos
La reducción de costes se calcula simplemente tomando el precio actual de un bien o servicio y restándolo del precio anterior, lo que muestra la eficacia del equipo de compras en la gestión del gasto a lo largo del tiempo.
4.4. ROI de adquisiciones
Se define como el ahorro anual de costos (o la reducción y la evitación de costos combinadas) dividido por el costo anual total de adquisiciones.
Este KPI se utiliza internamente para medir la rentabilidad y el rendimiento de las inversiones basadas en adquisiciones. Realiza un seguimiento de los costos totales del departamento en comparación con los ahorros totales que genera, y es importante cuando se mide el desempeño de un equipo de compras a lo largo del tiempo.
4.5. Competitividad de precios
Este KPI compara el precio pagado por un bien o servicio con un precio de mercado publicado o cotizado.
Al contratar numerosos proveedores con un precio competitivo o una ventaja de valor según lo medido a través de este KPI, evita el estancamiento del crecimiento o la pérdida de calidad con el tiempo.
