Peter Drucker, un prolífico autor empresarial de títulos como The Practice of Management y The Effective Executive, afirmó una vez que “no se puede mejorar lo que no se puede medir”. Esta cita resuena especialmente en el mundo de las adquisiciones empresariales, donde la gestión efectiva de datos es fundamental para el éxito.
Las empresas se han visto inundadas de datos disponibles para sus operaciones. A medida que las complejidades de la cadena de suministro se multiplican y dividen, los datos se aprovechan en un esfuerzo por construir sistemas más sólidos. El análisis de datos ahora puede transformar la información recopilada en conocimientos únicos sobre los productos, las relaciones y el balance de una empresa. Como resultado, se crearon herramientas como los indicadores clave de rendimiento (KPI) para observar y evaluar las operaciones comerciales diarias en escalas de tiempo más largas.
Los KPI ofrecen información sobre la salud de una organización mediante el seguimiento de métricas de desempeño cuantificables a lo largo del tiempo en referencia a ciertos objetivos. En términos más simples, son los signos vitales de una organización que, cuando se implementan correctamente, exponen las ineficiencias y rastrean el progreso hacia ciertas metas e hitos.
¿Qué son los KPI de adquisiciones?
Los indicadores clave de desempeño de adquisiciones son herramientas de medición del desempeño que se utilizan para realizar un seguimiento de la gestión de adquisiciones. Son una parte importante para generar valor para el crecimiento organizacional, ya que el departamento de adquisiciones los utiliza para medir e informar la cantidad, la calidad, el costo, el tiempo, el abastecimiento y la competitividad de su operación. Los KPI de adquisiciones ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de sus objetivos y eficacia estratégica, especialmente en tiempos de tensión económica donde la incertidumbre y el miedo son elevados.
Dado que las adquisiciones son la frontera entre la gestión empresarial y la logística de la cadena de suministro, ofrecen una oportunidad para mejorar la reducción de costos mediante la recopilación de datos de KPI de adquisiciones. Sin embargo, más que ahorros de costos, estos indicadores pueden revelar secciones de bajo rendimiento de una empresa, su competitividad en relación con el mercado más grande y su crecimiento o declive. Los KPI de adquisiciones convierten los datos sin procesar en métricas procesables que normalmente se clasifican en cuatro áreas clave: Calidad, Inventario, Entrega y Ahorro de costos. Pero tenga en cuenta que cada empresa tiene KPI únicos para su operación, y algunos de ellos pueden estar dentro o fuera de estas categorías.
KPI de calidad
Estos KPI de adquisiciones rastrean la calidad individual de los proveedores, los contratos legales y la precisión de la presentación. A continuación se muestran los tres principales KPI de calidad utilizados en adquisiciones:
- Tasa de cumplimiento: Mide el cumplimiento contractual y de políticas entre una empresa y un proveedor.
- Tasa de defectos del proveedor: Define el número de productos de calidad inferior dividido por el número total de unidades probadas.
- Precisión de órdenes de compra y facturas: Mide la precisión del proveedor en lo que respecta a pedidos, facturas y tiempos de entrega.
KPI de inventario
El inventario no se queda en un almacén de forma gratuita y rápidamente se convierte en un pasivo si se le da el tiempo suficiente. Los KPI de adquisición de inventario miden el movimiento y los costos de los niveles de inventario actuales de una empresa. Las tres métricas principales son:
- Antigüedad del inventario: Identifica los productos de movimiento más lento en una empresa y los costos acumulados de almacenar ese inventario antes de la compra.
- Tasa de rotación de inventario: Representa la relación entre el inventario vendido y el inventario anual promedio.
- Costo de mantenimiento del inventario: Mide el costo total de mantener el inventario no vendido durante un período de tiempo.
KPI de entrega
El seguimiento de los KPI de adquisición de entrega revela los riesgos de la cadena de suministro y cuantifica el nivel de resiliencia que un proveedor puede ofrecer. Los cuatro KPI principales son:
- Tasa de compras de emergencia: Relación entre las compras de emergencia y el número total de compras durante un período de tiempo.
- Plazo de entrega del proveedor: Tiempo que le toma a un proveedor cumplir con su pedido y entregar los productos a una empresa.
- Tiempo del ciclo de orden de compra: Tiempo entre la recepción de la solicitud de compra hasta el momento de entregar la orden de compra a los proveedores.
- Disponibilidad del proveedor: Relación entre la cantidad de artículos disponibles por parte del proveedor y la cantidad de pedidos que se realizan al proveedor.
KPI de ahorro de costos
Los KPI de adquisiciones que ahorran costos miden los costos operativos de sus esfuerzos, su retorno real de la inversión y el nivel de competencia para hacer negocios. Las cinco principales métricas son:
- Costo por factura y costo por orden de compra: Costos internos asociados con el procesamiento de facturas y órdenes de compra para la empresa.
- Gasto bajo gestión (SUM): Relación entre el gasto gestionado activamente por la cadena de suministro y el gasto total de la empresa.
- Reducción y evitación de costos: Ahorros tangibles obtenidos durante un tiempo determinado y acciones tomadas para evitar incurrir en costos futuros.
- Retorno de la inversión en adquisiciones: Ahorro de costos anual dividido por el costo total de adquisición anual.
- Competitividad de precios: Comparación del precio pagado por un bien o servicio con un precio de mercado publicado o cotizado.
¿Cómo realizar un seguimiento de los KPI de adquisiciones?
La verdadera magia de los KPI de adquisiciones radica en su capacidad de combinarse y compararse, ofreciendo información sobre la salud de una empresa. Los analistas y diseñadores de datos crean paneles o consolas de adquisiciones que organizan los KPI en elementos visuales para una fácil interpretación y análisis. Además, muchos sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) ahora vienen con herramientas de creación de informes incorporadas que facilitan la recopilación y visualización de estos KPI.