Cuando hablamos de digitalización en la cadena de suministro, solemos pensar en eficiencia, automatización y ahorro de costos. Pero pocas veces consideramos algo fundamental: ¿qué tan fácil le estamos haciendo la vida a nuestros proveedores?
En muchas interacciones entre compradores y proveedores, el papel sigue siendo la norma. Un estudio de AP Moeller Maersk reveló que enviar un solo contenedor de Kenia a Países Bajos requiere más de 200 intercambios de documentos entre 100 personas diferentes. Y según Payments Journal, el 70 % de las facturas de proveedores aún se envían por correo.
La pandemia aceleró la transformación digital, pero conseguir que los proveedores adopten el cambio es otra historia. Boston Consulting Group estima que hasta el 70 % de los proyectos de digitalización fallan, muchas veces por la baja adopción entre socios comerciales externos.
Entonces, ¿cómo liderar una iniciativa de incorporación digital sin perder a tus proveedores en el intento?
5 claves para una digitalización exitosa y empática con tus proveedores
1. Ofrece beneficios reales, no solo exigencias
Imponer facturación electrónica puede parecer un paso lógico, pero muchos proveedores lo ven como una carga adicional.
Toma ejemplo del sector financiero: digitalizaron con éxito al consumidor al presentar beneficios tangibles, como mejor visibilidad de su dinero, mayor rapidez y servicios al instante.
Haz lo mismo: ofrece valor directo, como mayor transparencia en los pagos, resolución más rápida de disputas o descuentos por pronto pago. Las “zanahorias” son más efectivas que los “palos”.
2. Personaliza la primera comunicación
El primer contacto es clave. Un correo genérico con instrucciones técnicas rara vez motiva a alguien.
En su lugar, personaliza el mensaje: incluye el estado actual de sus facturas, fechas de pago y montos pendientes. Muéstrales desde el principio qué tienen que ganar.
Recuerda que lo que más les importa, según Ernie Martin (Receivables Savvy), es:
✔️ Facilidad para enviar documentos
✔️ Saber en qué etapa del proceso se encuentran
✔️ Que les paguen rápido
3. No intentes comerte al elefante de un bocado
Divide tu base de proveedores según dos criterios:
- Volumen de gasto
- Preparación técnica para digitalizar
Prioriza a los más estratégicos y con capacidad digital. Para el resto, considera soluciones escalables como servicios que convierten facturas PDF en electrónicas automáticamente.
Adapta el momento y el mensaje, y enfócate en proveedores activos. No todos deben digitalizarse al mismo tiempo.
4. Acompaña el proceso, no lo delegues por completo
Aunque tengas un socio tecnológico a cargo del proceso, los proveedores confiarán en ti si algo sale mal.
Designa un responsable interno con habilidades técnicas y de procesos. Asegúrate de alinear a las áreas clave (TI, compras, tesorería, finanzas y usuarios internos). Todos deben saber qué comunicar y cómo manejar objeciones.
El éxito depende tanto del proceso como del acompañamiento humano.
5. Más allá de la eficiencia: una nueva forma de relacionarse
La digitalización no es solo hacer lo mismo de siempre en formato electrónico.
Es una oportunidad para transformar la relación comprador-proveedor en algo más transparente, ágil y colaborativo.
Es el inicio de relaciones más humanas, donde ambas partes entienden y valoran el esfuerzo que implica adaptarse y avanzar juntos.